GagenbuchZur Startseite

Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Gagenbuch (im Folgenden „die Anwendung") gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gagenbuch ist eine Software, mit der Synchronsprecherinnen und Synchronsprecher ihre Gagen, Abrechnungen und Steuerunterlagen verwalten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung ist:
Speakz Media GmbH
Kantstraße 127
10625 Berlin
E-Mail: hello@speakzmedia.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Hosting & Auftragsverarbeiter

Zum Betrieb der Anwendung setzen wir externe Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ausschließlich nach unseren Weisungen tätig werden:

  • Supabase (Supabase Inc.) — Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher und serverseitige Funktionen. Hier werden Ihre Kontodaten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente und die daraus gewonnenen Finanz- und Abrechnungsdaten gespeichert. Der Serverstandort liegt in der EU (Frankfurt am Main).
  • Vercel (Vercel Inc.) — Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung. Beim Aufruf der Anwendung werden technisch notwendige Server-Logdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource) verarbeitet.
  • Google Gemini (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — KI-gestützte Auswertung der von Ihnen hochgeladenen Dokumente. Näheres dazu unter Ziffer 7.
  • Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; ggf. Stripe Inc., USA) — Abwicklung von Zahlungen und Rechnungsstellung für kostenpflichtige Tarife. Verarbeitet werden Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten. Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gelangen nicht zu uns.
  • Resend (Resend, Inc., USA) — Versand der E-Mails, die wir Ihnen schicken, etwa zur Bestätigung Ihrer Anmeldung und mit Angeboten (Ziffer 4).
  • Sentry (Functional Software, Inc., USA) — Fehlerberichte aus Ihrem Browser und von unserem Server. Die Daten liegen in der EU. Näheres im Absatz „Fehlerberichte“ unten.

Mit diesen Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Soweit eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO).

Fehlerberichte. Damit wir Fehler in der Anwendung erkennen und beheben können, melden Ihr Browser und unser Server Fehler an Sentry. Das geschieht auf jeder Seite, auch ohne Ihre Zustimmung im Banner. Ein Fehlerbericht enthält die Fehlermeldung und die Stelle im Programmcode, an der sie entstand, die aufgerufene Seite und die Seite, von der Sie kamen, jeweils ohne Suchparameter, Angaben zu Browser und Gerät (etwa Browserkennung, Sprache und Zeitzone) und die letzten Schritte vor dem Fehler (aufgerufene Seiten, Anfragen an unseren Server, angeklickte Elemente). Unabhängig von Fehlern meldet die Seite bei jedem Aufruf Beginn und Ende des Besuchs mit Ihrer Browserkennung, damit wir den Anteil fehlerfreier Besuche sehen, und bei einem Teil der Aufrufe die Ladezeiten. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder die Kennung Ihres Kontos übermitteln wir nicht; E-Mail-Adressen in Fehlermeldungen machen wir vor dem Senden unkenntlich. Eine Aufzeichnung der Bildschirminhalte (Session Replay) ist abgeschaltet. Die Meldungen laufen über unsere eigene Domain und werden an Sentry weitergeleitet; dabei erhält Sentry Ihre IP-Adresse. Sentry speichert sie nicht, leitet aus ihr aber den ungefähren Standort (Land und Stadt) ab und speichert diesen mit dem Bericht. In Ihrem Browser legt Sentry nichts ab, weder Cookies noch Einträge im lokalen Speicher oder im Sitzungsspeicher; was Sentry über den Besuch weiß, hält es nur im Arbeitsspeicher des geöffneten Tabs. Sentry speichert die Daten in der EU und löscht sie nach 90 Tagen. Soweit Sentry aus den USA auf die Daten zugreift, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfrei funktionierenden Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), formlos über die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

4. Registrierung & Nutzerkonto

Für die Nutzung der Anwendung ist die Anlage eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse und Authentifizierungsdaten). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Daten sind durch eine nutzerbezogene Zugriffskontrolle (Row-Level-Security) von den Daten anderer Nutzerinnen und Nutzer getrennt.

Anmeldung mit Google. Statt mit E-Mail-Adresse und Passwort können Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden. Dann leiten wir Sie zu Google weiter (Google Ireland Ltd., Irland; Google LLC, USA), und Google erfährt, dass Sie sich bei Gagenbuch anmelden. Nach Ihrer Bestätigung übermittelt Google uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ob Google sie bestätigt hat, die Kennung Ihres Google-Kontos und, falls vorhanden, die Adresse Ihres Profilbilds. Mehr fragen wir bei Google nicht an (Berechtigungen „email“ und „profile“). Diese Angaben speichern wir in Ihrem Nutzerkonto bei Supabase, solange das Konto besteht (Ziffer 10). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anmeldung mit Google ist freiwillig; die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort steht Ihnen ebenso offen. Für die Verarbeitung in Ihrem Google-Konto ist Google selbst verantwortlich, es gilt die Datenschutzerklärung von Google. Soweit Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework, an dem Google LLC teilnimmt.

Angebote per E-Mail. An die E-Mail-Adresse Ihres Kontos schicken wir gelegentlich Werbung für ähnliche Produkte von Gagenbuch; darauf weisen wir bei der Registrierung hin. Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 3 UWG mit unserem berechtigten Interesse an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit kostenlos widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO): über den Link „Abbestellen“ in jeder dieser E-Mails, den Schalter in den Einstellungen Ihres Kontos oder eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Den Hinweis bei der Registrierung und einen Widerspruch halten wir mit Zeitpunkt und Wortlaut fest, um beides nachweisen zu können. Nach einem Widerspruch speichern wir zusätzlich einen Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse (Hashwert, nicht die Adresse selbst) in einer Sperrliste, damit Sie auch nach einer Löschung Ihres Kontos keine Werbung mehr von uns erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DSGVO).

5. Zahlungsdaten bei kostenpflichtigen Tarifen

Für den Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Dabei werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Zahlungsdaten) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung unserer steuer- und handelsrechtlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ihre Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten sie zu keinem Zeitpunkt.

6. Hochgeladene Dokumente & Finanzdaten

Kern der Anwendung ist die Verwaltung Ihrer Gagen und Steuerunterlagen. Dazu verarbeiten wir die Dokumente und Daten, die Sie selbst hochladen oder erfassen:

  • Abrechnungen & Gagenscheine (z. B. SESAM-Gutschriften) samt der darin enthaltenen Beträge, Produktionen, Auftraggeber und Termine.
  • Eigene Rechnungen und die darauf enthaltenen Empfänger- und Betragsangaben.
  • Zahlungsdaten aus von Ihnen hochgeladenen Kontoauszügen bzw. Bank-Exporten (z. B. Geldeingänge, Verwendungszwecke, IBAN), die zum Abgleich mit Ihren Abrechnungen dienen.
  • Dispositionen und weitere von Ihnen erfasste Angaben (z. B. Fahrtkosten, Ausgaben, Steuerprofil).

Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich, um Ihnen die Funktionen der Anwendung (Einlesen, Abgleich, Auswertung, Steuervorbereitung, Exporte) bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

7. KI-gestützte Auswertung hochgeladener Dokumente

Um hochgeladene Dokumente (PDFs und Bilder) automatisch auszulesen, übermitteln wir deren Inhalt zur Verarbeitung an die Programmierschnittstelle (API) des Dienstes Google Gemini (Google Ireland Ltd. / Google LLC). Der Dienst extrahiert daraus die strukturierten Angaben (z. B. Beträge, Produktions- und Firmennamen, Termine), die anschließend in Ihrem Konto gespeichert werden.

  • Die Auswertung erfolgt ausschließlich, um Ihnen die Kernfunktion „Dokumente automatisch einlesen" bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Wir nutzen die kostenpflichtige Gemini-API; nach den Nutzungsbedingungen von Google werden die über diese API übermittelten Inhalte nicht zum Training der Google-Modelle verwendet.
  • Da eine Verarbeitung auch außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) stattfinden kann, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO).

8. Reichweitenmessung & Analyse

Zur Verbesserung unseres Angebots messen wir, wie Gagenbuch genutzt wird (z. B. Seitenaufrufe, Klicks auf „Kostenlos starten", Registrierungen und Anmeldungen). Dafür setzen wir zwei Dienste ein:

  • PostHog (PostHog, Inc., USA) — Produkt- und Funnel-Analyse. Die Anfragen laufen über unsere eigene Domain und werden an PostHog weitergeleitet. Session-Aufzeichnung und das automatische Erfassen von Interaktionen sind abgeschaltet. Beim ersten Besuch fragt ein Banner, ob PostHog Ihren Browser wiedererkennen darf.
  • Vercel Web Analytics (Vercel Inc., USA) — aggregierte Aufrufstatistik ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Reichweitenmessung ohne Einwilligung. Solange Sie im Banner nicht zugestimmt oder wenn Sie abgelehnt haben, zählt PostHog ohne Cookies und legt auf Ihrem Endgerät nichts ab. Gespeichert wird dort nur Ihre Entscheidung im Banner, sobald Sie eine treffen (Ziffer 9). Übertragen werden die aufgerufene Seite, die oben genannten Ereignisse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Ihre IP-Adresse. PostHog bildet daraus auf seinem Server einen Prüfwert aus einem zufälligen Tageswert, Ihrer IP-Adresse, der aufgerufenen Domain und der Browserkennung. Der Tageswert wird nach Ablauf des Tages gelöscht; danach lässt sich der Prüfwert nicht mehr auf IP-Adresse und Browser zurückführen, und an einem anderen Tag entsteht ein neuer. Wir erkennen Sie also höchstens innerhalb eines Tages wieder. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, zu erfahren, wie viele Menschen Gagenbuch nutzen und welche Seiten zur Registrierung führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), formlos über die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

Reichweitenmessung mit Einwilligung. Stimmen Sie im Banner zu, legt PostHog im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) Angaben zur Wiedererkennung ab, etwa eine zufällige Kennung und den Vermerk Ihrer Zustimmung, dazu im Sitzungsspeicher (Session Storage) Sitzungsdaten, etwa eine Sitzungskennung und, wenn Sie über einen Kampagnenlink kommen, dessen Herkunft (utm-Angaben). Die Sitzungsdaten verfallen beim Schließen des Tabs. Damit erkennt PostHog Ihren Browser über den Tag hinaus wieder; Cookies setzt PostHog auch dann nicht. Wenn wir im Banner von Cookies sprechen, meinen wir alle Einträge, die eine Seite in Ihrem Browser ablegt, auch im lokalen Speicher und im Sitzungsspeicher. Gemessen wird dasselbe wie ohne Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über „Datenschutz-Einstellungen“ unten auf jeder Seite (im angemeldeten Bereich in der Seitenleiste und in den Einstellungen Ihres Kontos) oder . Nach dem Widerruf löschen wir die Einträge von PostHog, und es gilt der Absatz zur Messung ohne Einwilligung.

Im angemeldeten Bereich ordnet PostHog die Ereignisse der Kennung Ihres Kontos (Nutzer-ID) zu, mit und ohne Einwilligung, damit wir sehen, welche Funktionen genutzt werden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO gilt auch hier.

PostHog und Vercel verarbeiten die Daten in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, bei PostHog ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

9. Cookies & lokale Speicherung

Innerhalb des angemeldeten Bereichs verwenden wir den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage), um Sie angemeldet zu halten und Einstellungen (z. B. das gewählte Design) zu speichern. Auf allen Seiten speichern wir dort außerdem Ihre Entscheidung im Banner zur Reichweitenmessung, damit es nicht auf jeder Seite erneut erscheint. Diese Verarbeitung ist für den Betrieb technisch erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG. Die Kennung von PostHog legen wir nur mit Ihrer Einwilligung ab (Ziffer 8). Sentry legt nichts ab (Ziffer 3).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Eine gesonderte Löschfunktion im Konto bieten wir derzeit nicht an; die Löschung wird durch die Beendigung des Vertragsverhältnisses ausgelöst. Dafür genügt eine Erklärung in Textform an hello@speakzmedia.de (§ 5 der AGB), woraufhin wir das Konto und die darin gespeicherten Inhalte nach Ablauf einer angemessenen Frist löschen.

Den Nachweis zu Angeboten per E-Mail (Ziffer 4) speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Den Eintrag in der Sperrliste nach einem Widerspruch speichern wir, solange wir Werbung per E-Mail versenden, mindestens bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Widerspruch; er bleibt auch nach der Löschung Ihres Kontos bestehen.

Eine Löschung unterbleibt nur, soweit uns als Anbieter selbst eine gesetzliche Aufbewahrungs- oder Speicherpflicht trifft — insbesondere nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch für unsere Rechnungsdaten über das Entgelt. Daten, die einer solchen eigenen Pflicht unterliegen, werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in der Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt) statt gelöscht und anschließend gelöscht. Aufbewahrungspflichten, die Sie selbst für Ihre eigenen Belege treffen, sind keine Aufbewahrungspflichten des Anbieters und halten die Löschung nicht auf — bitte exportieren Sie Ihre Belege rechtzeitig. Ergänzend gelten § 11 der AGB und Abschnitt 9 des AVV.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt die dann aktuelle Fassung.