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Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Gagenbuch (im Folgenden „die Anwendung") gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gagenbuch ist eine Software, mit der Synchronsprecherinnen und Synchronsprecher ihre Gagen, Abrechnungen und Steuerunterlagen verwalten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung ist:
Speakz Media GmbH
Kantstraße 127
10625 Berlin
E-Mail: hello@speakzmedia.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Hosting & Auftragsverarbeiter

Zum Betrieb der Anwendung setzen wir externe Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ausschließlich nach unseren Weisungen tätig werden:

  • Supabase (Supabase Inc.) — Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher und serverseitige Funktionen. Hier werden Ihre Kontodaten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente und die daraus gewonnenen Finanz- und Abrechnungsdaten gespeichert. Der Serverstandort liegt in der EU (Frankfurt am Main).
  • Vercel(Vercel Inc.) — Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung. Beim Aufruf der Anwendung werden technisch notwendige Server-Logdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource) verarbeitet.
  • Google Gemini (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — KI-gestützte Auswertung der von Ihnen hochgeladenen Dokumente. Näheres dazu unter Ziffer 7.
  • Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; ggf. Stripe Inc., USA) — Abwicklung von Zahlungen und Rechnungsstellung für kostenpflichtige Tarife. Verarbeitet werden Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten. Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gelangen nicht zu uns.

Mit diesen Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Soweit eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO).

4. Registrierung & Nutzerkonto

Für die Nutzung der Anwendung ist die Anlage eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse und Authentifizierungsdaten). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Daten sind durch eine nutzerbezogene Zugriffskontrolle (Row-Level-Security) von den Daten anderer Nutzerinnen und Nutzer getrennt.

5. Zahlungsdaten bei kostenpflichtigen Tarifen

Für den Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Dabei werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Zahlungsdaten) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung unserer steuer- und handelsrechtlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ihre Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten sie zu keinem Zeitpunkt.

6. Hochgeladene Dokumente & Finanzdaten

Kern der Anwendung ist die Verwaltung Ihrer Gagen und Steuerunterlagen. Dazu verarbeiten wir die Dokumente und Daten, die Sie selbst hochladen oder erfassen:

  • Abrechnungen & Gagenscheine(z. B. SESAM-Gutschriften) samt der darin enthaltenen Beträge, Produktionen, Auftraggeber und Termine.
  • Eigene Rechnungen und die darauf enthaltenen Empfänger- und Betragsangaben.
  • Zahlungsdatenaus von Ihnen hochgeladenen Kontoauszügen bzw. Bank-Exporten (z. B. Geldeingänge, Verwendungszwecke, IBAN), die zum Abgleich mit Ihren Abrechnungen dienen.
  • Dispositionenund weitere von Ihnen erfasste Angaben (z. B. Fahrtkosten, Ausgaben, Steuerprofil).

Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich, um Ihnen die Funktionen der Anwendung (Einlesen, Abgleich, Auswertung, Steuervorbereitung, Exporte) bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

7. KI-gestützte Auswertung hochgeladener Dokumente

Um hochgeladene Dokumente (PDFs und Bilder) automatisch auszulesen, übermitteln wir deren Inhalt zur Verarbeitung an die Programmierschnittstelle (API) des Dienstes Google Gemini(Google Ireland Ltd. / Google LLC). Der Dienst extrahiert daraus die strukturierten Angaben (z. B. Beträge, Produktions- und Firmennamen, Termine), die anschließend in Ihrem Konto gespeichert werden.

  • Die Auswertung erfolgt ausschließlich, um Ihnen die Kernfunktion „Dokumente automatisch einlesen" bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Wir nutzen die kostenpflichtige Gemini-API; nach den Nutzungsbedingungen von Google werden die über diese API übermittelten Inhalte nicht zum Training der Google-Modelle verwendet.
  • Da eine Verarbeitung auch außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) stattfinden kann, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO).

8. Reichweitenmessung & Analyse

Zur Verbesserung unseres Angebots erfassen wir in aggregierter Form, wie unsere öffentlichen Seiten genutzt werden (z. B. Seitenaufrufe, Klicks auf „Kostenlos starten", Registrierungen). Wir setzen dabei bewusst datensparsame, cookielose Werkzeuge ein:

  • PostHog — Produkt- und Funnel-Analyse. Wir betreiben PostHog ohne Wiedererkennungs-Cookie (reine In-Memory-Speicherung); Session-Aufzeichnung und automatisches Erfassen von Interaktionen sind deaktiviert.
  • Vercel Web Analytics — aggregierte Aufrufstatistik ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung.

Da hierbei keine Cookies gesetzt und keine nicht notwendigen Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, ist keine gesonderte Einwilligung erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Cookies & lokale Speicherung

Innerhalb des angemeldeten Bereichs verwenden wir den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage), um Sie angemeldet zu halten und Einstellungen (z. B. das gewählte Design) zu speichern. Diese Verarbeitung ist für den Betrieb technisch erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Eine gesonderte Löschfunktion im Konto bieten wir derzeit nicht an; die Löschung wird durch die Beendigung des Vertragsverhältnisses ausgelöst. Dafür genügt eine Erklärung in Textform an hello@speakzmedia.de (§ 5 der AGB), woraufhin wir das Konto und die darin gespeicherten Inhalte nach Ablauf einer angemessenen Frist löschen.

Eine Löschung unterbleibt nur, soweit uns als Anbieter selbst eine gesetzliche Aufbewahrungs- oder Speicherpflicht trifft — insbesondere nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch für unsere Rechnungsdaten über das Entgelt. Daten, die einer solchen eigenen Pflicht unterliegen, werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in der Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt) statt gelöscht und anschließend gelöscht. Aufbewahrungspflichten, die Sie selbst für Ihre eigenen Belege treffen, sind keine Aufbewahrungspflichten des Anbieters und halten die Löschung nicht auf — bitte exportieren Sie Ihre Belege rechtzeitig. Ergänzend gelten § 11 der AGB und Abschnitt 9 des AVV.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt die dann aktuelle Fassung.