1. Geltungsbereich und Unternehmereigenschaft
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Software „Gagenbuch“, angeboten von der Speakz Media GmbH, Kantstraße 127, 10625 Berlin (nachfolgend „Anbieter“).
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB — also an natürliche oder juristische Personen, die bei Abschluss des Vertrages in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Dazu zählen insbesondere selbständige Sprecherinnen und Sprecher sowie Freiberufler. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Nutzer, als Unternehmer zu handeln.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist verbindliche Anlage dieser AGB und wird mit dem Vertragsschluss mitgeschlossen.
Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.
2. Vertragsgegenstand
Gagenbuch ist eine webbasierte Software (Software as a Service) zur Verwaltung von Gagen, Abrechnungen, Dispositionen, Belegen, eigenen Rechnungen, Fahrtkosten sowie zur Aufbereitung steuerlich relevanter Auswertungen. Der Anbieter stellt die Software für die Dauer des Vertrages über das Internet zur Nutzung bereit und hält sie in betriebsbereitem Zustand.
Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen. Eine Überlassung der Software selbst — insbesondere des Quellcodes — findet nicht statt.
Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif (§ 4); die im gebuchten Tarif geltende Grenze für KI-gestützte Dokumentenauswertungen weist die Anwendung im Konto unter „KI-Verbrauch dieses Jahr“ aus (§ 6). Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und anzupassen, soweit der Vertragszweck dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
Vertragsgegenstand ist ausschließlich die Bereitstellung der Software. Eine Steuer- oder Rechtsberatung schuldet der Anbieter nicht — hierzu gilt § 9 dieser AGB.
3. Vertragsschluss und Registrierung
Die Darstellung der Tarife in der Anwendung stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.
Die Nutzung setzt die Registrierung eines Kontos mit einer gültigen E-Mail-Adresse voraus. Die E-Mail-Adresse muss bestätigt werden. Der Vertrag über die kostenlose Nutzung (Free, § 6) kommt mit der Freischaltung des Kontos zustande. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt zustande, indem der Nutzer den Bestellvorgang im Checkout des Zahlungsdienstleisters abschließt und der Anbieter den gebuchten Tarif im Konto freischaltet.
Der Nutzer hat die bei der Registrierung und im Bestellvorgang abgefragten Angaben wahrheitsgemäß und vollständig zu machen und bei Änderungen zu aktualisieren. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht.
Mit der Registrierung stimmt der Nutzer diesen AGB sowie dem AVV zu und bestätigt seine Unternehmereigenschaft nach § 1. Der Anbieter protokolliert diese Zustimmung mit Zeitstempel und Fassung der Texte zu Nachweiszwecken. Die jeweils gültige Fassung dieser AGB ist unter gagenbuch.de/agb abrufbar und kann gespeichert und ausgedruckt werden.
4. Tarife, Preise, Zahlung, Umsatzsteuer
Gagenbuch wird in drei Tarifen angeboten: Free (kostenlos, § 6), Lite und Pro. Die kostenpflichtigen Tarife sind wahlweise mit monatlicher oder jährlicher Zahlweise buchbar. Es gelten die folgenden Preise:
- Lite: 8,00 € pro Monat bei monatlicher Zahlweise bzw. 80,00 € pro Jahr bei jährlicher Zahlweise.
- Pro: 19,00 € pro Monat bei monatlicher Zahlweise bzw. 190,00 € pro Jahr bei jährlicher Zahlweise.
Alle genannten Preise sind Bruttopreise und enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer in Höhe von derzeit 19 %. Gibt der Nutzer im Bestellvorgang eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an und ist die Umsatzsteuer danach abweichend zu behandeln (etwa im Wege des Reverse-Charge-Verfahrens bei Unternehmern außerhalb Deutschlands), weist die Rechnung dies entsprechend aus.
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc.). Welche Zahlungsmittel zur Verfügung stehen, ergibt sich aus dem Checkout. Der Nutzer hat für die Vertragslaufzeit ein gültiges Zahlungsmittel zu hinterlegen und aktuell zu halten.
Bei jährlicher Zahlweise ist das Entgelt für die gesamte Laufzeit im Voraus fällig. Bei monatlicher Zahlweise ist das Entgelt in monatlichen Raten jeweils zu Beginn des Abrechnungsmonats im Voraus fällig. Rechnungssteller ist die Speakz Media GmbH. Die Rechnungen werden automatisch erstellt und dem Nutzer elektronisch bereitgestellt; der Nutzer kann sie jederzeit über das Kundenportal (§ 5) abrufen. Der Nutzer stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu.
Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen. Bleibt eine Zahlung aus, kann der Anbieter den Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen nach Ablauf des bezahlten Zeitraums bis zum Ausgleich einschränken (Rückstufung auf den Free-Tarif). Die Zahlungspflicht für die vereinbarte Laufzeit bleibt davon unberührt.
Preisänderungen wirken nur für künftige Laufzeiten. Der Anbieter kündigt sie mindestens sechs Wochen vor Beginn der neuen Laufzeit in Textform an. Ist der Nutzer mit der Änderung nicht einverstanden, kann er den Vertrag zum Ende der laufenden Laufzeit kündigen; in laufende, bereits bezahlte Laufzeiten wird nicht eingegriffen.
5. Laufzeit, Bindung, Kündigung
Der Vertrag über den Free-Tarif läuft auf unbestimmte Zeit und kann vom Nutzer jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt durch eine Erklärung in Textform an hello@speakzmedia.de; eine gesonderte Löschfunktion im Konto bietet der Anbieter derzeit nicht an. Mit dem Wirksamwerden der Kündigung endet das Vertragsverhältnis; der Anbieter löscht das Konto nach Maßgabe des § 11.
Die kostenpflichtigen Tarife haben — unabhängig von der gewählten Zahlweise — eine Erstlaufzeit von 12 Monaten:
- Jährliche Zahlweise: Das Entgelt für 12 Monate wird im Voraus gezahlt. Der Vertrag verlängert sich anschließend automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht zum Ende der jeweils laufenden Laufzeit gekündigt wird.
- Monatliche Zahlweise: Das Entgelt wird in 12 monatlichen Raten gezahlt. Die monatliche Zahlweise ist eine reine Zahlungserleichterung und verkürzt die Erstlaufzeit von 12 Monaten nicht. Nach Ablauf der Erstlaufzeit läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit weiter und kann zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden.
Während der Erstlaufzeit ist die ordentliche Kündigung ausgeschlossen. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Eine Kündigungsfrist besteht nicht; die Kündigung wird zum Ende der jeweils laufenden Laufzeit bzw. — nach Ablauf der Erstlaufzeit bei monatlicher Zahlweise — zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats wirksam. Die Kündigung erfolgt über das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters (Stripe Customer Portal), das der Nutzer im Konto unter „Abo verwalten“ erreicht. Solange die Kündigungsfunktion dort während einer laufenden Mindestlaufzeit oder einer laufenden Jahreslaufzeit nicht angeboten wird, genügt für die Kündigung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Erklärung in Textform an hello@speakzmedia.de.
Mit Wirksamwerden der Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs wird das Konto auf den Free-Tarif zurückgestuft; das Vertragsverhältnis über den Free-Tarif besteht fort, bis es nach Absatz 1 gekündigt wird. Für die Daten des Nutzers gilt § 11.
Ein Widerrufsrecht besteht nicht, da der Vertrag ausschließlich mit Unternehmern geschlossen wird (§ 1).
6. Free-Tarif
Der Free-Tarif ist kostenlos und bietet einen eingeschränkten Funktionsumfang. Die Zahl der KI-gestützten Dokumentenauswertungen ist im Free-Tarif auf 10 je Kalenderjahr begrenzt (Lite: 100 je Kalenderjahr; Pro: unbegrenzt). Das Fahrtenbuch und die gesammelten Steuer-Exporte stehen nur in den kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung; einzelne Exporte aus den Listenansichten der Anwendung sind auch im Free-Tarif möglich. Die im gebuchten Tarif geltende Grenze für KI-gestützte Dokumentenauswertungen und den bereits verbrauchten Anteil weist die Anwendung im Konto unter „KI-Verbrauch dieses Jahr“ aus.
Der Free-Tarif dient zugleich dazu, Gagenbuch unverbindlich zu erproben; ein gesonderter kostenloser Testzeitraum für die kostenpflichtigen Tarife wird nicht angeboten.
Ein Anspruch auf Fortbestand, auf einen bestimmten Funktionsumfang oder auf Verfügbarkeit des Free-Tarifs besteht nicht. Der Anbieter kann den Free-Tarif jederzeit ändern, einschränken oder einstellen; eine Einstellung kündigt er mit angemessener Frist in Textform an.
7. Verfügbarkeit
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht geschuldet; ein Service Level Agreement (SLA) ist nicht vereinbart.
Die Verfügbarkeit kann insbesondere durch Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates, Weiterentwicklungen sowie durch Störungen eingeschränkt sein. Planbare Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorab an und legt sie soweit möglich in nutzungsarme Zeiten.
Die Software beruht auf Leistungen Dritter (u. a. Hosting, Datenbank, KI-Dienst, Zahlungsdienstleister) und auf der Verfügbarkeit des Internets. Ausfälle und Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen, hat der Anbieter nicht zu vertreten.
8. Pflichten des Nutzers
Der Nutzer ist verpflichtet:
- seine Zugangsdaten geheim zu halten, sie nicht an Dritte weiterzugeben und den Anbieter bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung unverzüglich zu informieren;
- sicherzustellen, dass er zur Verarbeitung der von ihm hochgeladenen oder erfassten Daten berechtigt ist. Enthalten die Daten personenbezogene Daten Dritter — etwa Namen von Kolleginnen und Kollegen, Studio-Mitarbeitenden oder Rechnungsempfängern —, ist der Nutzer hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter nach dem AVV. Der Nutzer verantwortet insbesondere die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen;
- keine rechtswidrigen Inhalte und keine Schadsoftware hochzuladen, die Software nicht missbräuchlich zu nutzen, ihre Verfügbarkeit nicht zu beeinträchtigen und den Zugang nicht Dritten zu überlassen oder weiterzuverkaufen;
- die von der Software gelieferten Ergebnisse vor ihrer Verwendung zu prüfen (§§ 9 und 10);
- seine Daten regelmäßig über die bereitgestellten Exportfunktionen zu sichern. Diese Obliegenheit ist für den Umfang der Haftung nach § 12 von Bedeutung.
Der Nutzer stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass der Nutzer die vorstehenden Pflichten schuldhaft verletzt hat.
9. Keine Steuer- oder Rechtsberatung
Gagenbuch ist ein Software-Werkzeug. Die Software stellt Berechnungen, Aufbereitungen, Auswertungen und Exporte auf Grundlage der Daten bereit, die der Nutzer eingibt oder hochlädt.
Der Anbieter erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne der §§ 2, 5 Steuerberatungsgesetz (StBerG) und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG). Insbesondere schuldet der Anbieter keine steuerliche oder rechtliche Beratung, keine Beurteilung des Einzelfalls und keine Empfehlung zur steuerlichen Behandlung einzelner Sachverhalte.
Die Verantwortung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Fristgerechtigkeit von Steuererklärungen, Voranmeldungen, Aufzeichnungen und sonstigen Erklärungen gegenüber Behörden liegt allein beim Nutzer. Ergebnisse der Software — etwa Auswertungen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, zur Einnahmenüberschussrechnung oder Exportdateien — sind Aufbereitungen der eingegebenen Daten und keine geprüften Erklärungen.
Der Anbieter empfiehlt, die Ergebnisse vor ihrer Verwendung — insbesondere vor der Einreichung beim Finanzamt — durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater prüfen zu lassen. Hinweise, Erläuterungen und Ratgeber-Inhalte in der Software und auf der Website sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
10. KI-Verarbeitung
Zur Auswertung hochgeladener Dokumente (insbesondere Abrechnungen, Dispositionen und Rechnungen) übermittelt der Anbieter deren Inhalte an den KI-Dienst Google Gemini (Google Ireland Ltd. / Google LLC). Einzelheiten der Verarbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem AVV. Der Anbieter nutzt die kostenpflichtige Programmierschnittstelle (API); nach deren Nutzungsbedingungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.
Ergebnisse der KI-Auswertung können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit automatisiert erkannter Werte. Der Nutzer hat die Ergebnisse zu prüfen und zu korrigieren, bevor er sie weiterverwendet — insbesondere vor einer steuerlichen Verwendung (§ 9).
Der Nutzer soll keine Dokumente hochladen, die für die Auswertung nicht erforderlich sind; das gilt insbesondere für Dokumente mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Der Umfang der KI-Auswertungen ist tarifabhängig (§§ 4 und 6).
Der Anbieter ist berechtigt, den eingesetzten KI-Dienst zu wechseln, soweit ein gleichwertiges Schutzniveau gewährleistet ist. Für den Wechsel von Unterauftragsverarbeitern gelten die Regelungen des AVV.
11. Datenexport und Löschung
Der Nutzer kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit über die bereitgestellten Exportfunktionen exportieren; deren Umfang ist tarifabhängig (§§ 4 und 6). Eine Rückstufung auf den Free-Tarif löscht die Daten des Nutzers nicht, kann aber den Zugriff auf einzelne Funktionen einschränken.
Der Nutzer sollte seine Daten vor Wirksamwerden einer Kündigung exportieren. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses (§ 5) löscht der Anbieter das Konto und die darin gespeicherten Inhalte nach Ablauf einer angemessenen Frist. Nach Ablauf dieser Frist besteht kein Anspruch auf Herausgabe der Daten.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die den Anbieter selbst treffen — insbesondere nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch für die Rechnungsdaten des Anbieters über das Entgelt —, bleiben unberührt. Daten, die einer solchen Aufbewahrungspflicht des Anbieters unterliegen, werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gesperrt statt gelöscht. Aufbewahrungspflichten, die den Nutzer für seine eigenen Belege treffen, sind keine Aufbewahrungspflichten des Anbieters und halten die Löschung nicht auf — der Nutzer hat seine Belege dafür rechtzeitig zu exportieren. Ergänzend gelten die Regelungen des AVV zur Löschung und Rückgabe sowie die Datenschutzerklärung.
12. Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, der Höhe nach höchstens auf das Jahresentgelt, das der Nutzer in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis für die Nutzung von Gagenbuch gezahlt hat.
Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Absätze nur bis zu dem Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Nutzer (§ 8) angefallen wäre.
Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Die Regelungen der §§ 9 und 10 zur Verantwortung des Nutzers für steuerliche Ergebnisse und für die Prüfung von KI-Ergebnissen bleiben unberührt.
13. Änderungen der AGB
Der Anbieter kann diese AGB und den AVV ändern, soweit dies erforderlich ist — etwa wegen einer Änderung der Rechtslage oder der höchstrichterlichen Rechtsprechung, wegen einer Änderung des Leistungsumfangs oder wegen neuer Funktionen — und die Änderung den Nutzer unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen nicht unangemessen benachteiligt. Das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung darf dadurch nicht wesentlich verändert werden; Preisänderungen richten sich ausschließlich nach § 4.
Der Anbieter kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an und weist dabei auf das Widerspruchsrecht, die Frist und die Folgen hin. Widerspricht der Nutzer nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die Änderungen als angenommen.
Widerspricht der Nutzer rechtzeitig, gelten die bisherigen Bedingungen fort; in diesem Fall ist jede Partei berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Wirksamwerdens der Änderung zu kündigen.
14. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.
Ausschließlicher Gerichtsstand ist Berlin, sofern der Nutzer Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat (§ 38 ZPO). Der Anbieter ist berechtigt, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Nutzers zu klagen. Erfüllungsort ist Berlin.
Erklärungen im Rahmen dieses Vertrages bedürfen der Textform; die Übermittlung per E-Mail genügt. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.